STILLINGSANALYSE – KRAV TIL STILLINGSINNEHAVER

Å ansette en ny medarbeider er en uhyre viktig beslutning både for virksomheten, de som allerede er ansatt og for den nyansatte. Ut fra en ren økonomisk betraktning er det en millioninvestering, ut fra en menneskelig betraktningsvinkel er det en dyptgående prosess med konsekvenser for den nyansatte og for arbeidsmiljøet hun/han skal inn i. Ved slike investeringer, og beslutninger av en slik viktighet, bør forarbeidet være grundig og veloverveid.

Mange av suksessfaktorene for en god rekruttering ligger trolig i arbeidet med å utvikle en strukturert og gjennomtenkt stillings- og kravanalyse. Her følger noen punkter over hva man bør tenke gjennom og et skjema man kan fylle ut i forbindelse med en nyansettelse.

Stillingsanalyse
Stillingsanalysen bør være konkret og detaljert, men ikke for detaljert. Den har til hensikt å gi en fullstendig oversikt over arbeidsoppgavene til stillingsinnehaver uten å miste av syne det overordnede ansvaret og hovedoppgaven som stillingen er opprettet for å ivareta. Stillingsanalysen danner med dette grunnlaget for hvilke krav man skal stille til stillingsinnehaveren. Samtidig sikrer analysen at søkeren får de nødvendige opplysningene om stillingen. I tillegg til dette åpner stillingsanalysen muligheten for å vurdere stillingen (behovet og innholdet) på nytt: Er det nødvendig å opprettholde stillingen? Kan eller bør stillingen gjøres om? Kan noen av arbeidsoppgavene utelates? Kan arbeidsoppgavene fordeles på eksisterende stillinger/medarbeidere?

Spørsmål som stillingsanalysen bør avklare vil være:
Hvilke arbeidsoppgaver er tillagt stillingen? Disse kan med fordel angis i prosent med hensyn til bruk av tid.
Hva er arbeidsmålene/resultatmål for stillingen? (Kvantitativt og kvalitativt)
Hvilke konkrete ansvarsområder er tillagt stillingen?
Hvilken beslutningsmyndighet er tillagt stillingen og på hvilke områder?
Hvilke rammebetingelser begrenser stillingens handlefrihet?
Hvem er overordnede og eventuelt underordnede i forhold til denne stillingen?
Hvem er stedfortreder for stillingen ved fravær, og hvem er tilsvarende denne stillingen eventuelt stedfortreder for ?
Hvilket nettverk (kontaktflate) skal stillingen forholde seg til internt og eksternt?
Hvordan skal stillingen innordnes (delta, lede etc.) med hensyn til eksisterende gruppe team?
Hvilken framtidig utvikling (karriere, ansvarsutvikling, nye oppgaver etc.) er tiltenkt stillingen?
Miljøanalyse
Hva særpreger avdelingens eller organisasjonens arbeidsmiljø og eventuelt fysiske omgivelser?
Indre miljø: Omgangstone, arbeidsantrekk, arbeidsvaner, delaktighet, sosialt ansvar, etc.
Ytre miljø: Særtrekk ved lokalmiljøet, transportforhold etc.
Krav til stillingsinnehaver:
I arbeidet med stillingsanalysen vil kravene til stillingsinnehaver komme tydelig fram. Dette vil dermed danne minimumskravene til utdannelse, praksis/erfaring og personlige egenskaper:

Krav til utdannelse: Angir hvilken teoretisk bakgrunn eller hvilke formelle, læringsmessige minstekrav som skal stilles for at stillingens oppgaver skal kunne bli ivaretatt i samsvar med presiserte og definerte forventninger. Med tanke på framtidige oppgaver en ser kan bli tillagt stillingen, kan det også være hensiktsmessig å angi ønsket ekstra kompetanse.

Krav til erfaring/praksis: Angir hvilken erfaring arbeidsgiver anser som relevant og nødvendig for, i tillegg til utdanning, å fylle ansvar og arbeidsoppgavene tilstrekkelig. Praksis og erfaring må i denne sammenhengen som regel måtte ses i sammenheng med utdannelse. Kan for eksempel en del manglende utdannelse oppveies av spesiell erfaring og motsatt? Som for utdannelse over kan det være hensiktsmessig å antyde ønsket tilleggserfaring for å kunne dekke tiltenkte, framtidige oppgaver.

Nødvendige og relevante personlige egenskaper: Mange opplever, etter å ha arbeidet med rekruttering, at det å finne søkere som tilfredsstiller relevante krav til personlige egenskaper både er den vanskeligste og den absolutt viktigste delen av rekrutteringsoppgaven. For å kunne vurdere om søkeren virkelig har de egenskapene man er ute etter, er det viktig at man selv har klart for seg hva man legger i egenskapene. Første avgrensning vil være at egenskapene er strengt relevante i forhold til arbeidsoppgavene, og i forhold til å passe inn i og kunne komplementere organisasjonskulturen. Dette innebærer at en må bryte ned og forklare konkret hva som ligger i den enkelte personlige egenskap nettopp for oss og for denne stillingen. Det er ofte en tendens til å stille noe for høye krav til personlige egenskaper som stillingsinnehaver/søker bør ha i forhold til stillingens arbeidsoppgaver. Av og til får kravene en slik utforming at de vanskelig lar seg forene i en og samme person. Det kan derfor også her være hensiktsmessig å gruppere og prioritere kravene etter 1)Nødvendige krav og 2) Ønskelige krav.

Kilde: NIPA

Skjema for stillings- og kravanalyse
Eksempel på skjema som kan benyttes i forbindelse med utarbeidelse av stillings- og kravanalysen finner du på neste side.

Skjema for stillings- og kravanalyse (Word-dokument)

 

  Skriv ut